キャパオーバーなタスクをどうすればうまくさばけるのか 〜その2〜

前回はとりあえず3つのやめることを決めて、時間を確保すれば良いのかもということを書いた。

その3つは

1.自分がやるべきでない仕事はやめる

2.定例会議をやめる

3.電話は特定の時間は出ない

1番はアサインの問題もあるので自分でコントロールするのは難しいかもしれないけど、アピールは出来るのでアピールはする。そうする事で誰かが助けてくれることがあるかもしれない。

2番、3番は自分でコントロール可能だと思う。

2番の定例会議については頻度を減らしたり、時間をキチッと決めてやることで無駄な時間を減らせるはず。

これについては今日から実践する。

3番の電話は色々考えたけど、時間を決めるのはなかなか難しいかもしれない。

ただ、折り返し連絡にすることで自分である程度は時間をコントロール出来そうなことに気が付いた。

全ての電話を折り返しにするのは難しいかもしれないけど、ある程度は効果がありそうなので、これも実践してみよう。

まずは自分のコントロール出来る範囲で行動を起こして、作業に当てられる時間を増やすことを目標にしてみよう！

キャパオーバーなタスクをどうすればうまくさばけるのか

前回は日々増えて行くキャパオーバーなタスクをどうさばけば良いのやら悩んでいるといったことを書いた。

まずは、なんでこんなに仕事が多いのか？について考えてみた。

人出が足りず、本当は自分がやらなくても良い仕事をやっている。

そして、大抵の場合はそういう仕事ほど急ぎだったりする。

打ち合わせが多い、長い。

これも良くあることだと思う。

でも最近思う。

定例会議っていらない気がする…

必要なときに必要な人が集まって決めれば良いのであって、定例っていうだけで決めることがない時も集まるのは時間の無駄だ。

必要のない時はキャンセルするくらいゆるい感じが良いと思う。

あと打ち合わせの時間はきっちり決めて、段取りよく進められるようにしようと考えている。

何をどれくらいの時間で決めるのか？

これを最初に明確にしてから打ち合わせを始めるようにする。

電話も大敵だ！

こちらの都合を一切考えずに割り込んでくる電話ほど厄介な物はない。

かといって、簡単な要件まで全部メールにすると逆に面倒だったりもする。

これについては一定時間打ち合わせということにして電話に出ない等の対策が必要かもしれない。

つまり、

自分がやるべきではない仕事をやめる。

定例会議をやめる。

電話はある特定の時間は出ない。

この3つを行えばかなり時間が取れるかな？

そう簡単にはいかないが、少しずつ実践していこうと思う。

次回も引き続きこのテーマについて考える予定。

日々発生するキャパオーバーなタスクをどう処理すれば良いのか真剣に悩む

仕事をする上で、キャパオーバーな仕事量をどうさばくかはビジネスパーソン共通の悩みの一つだと思う。

巷の書籍やネットでは、タスクを抱え過ぎない、周囲の助けを求める、時間を区切って集中する、早朝の割り込みの少ない時間を有効に使う、やらないことを決めるetc...と、様々なノウハウが出回っているので、色々と試してはみるが、なかなか自分の環境とマッチするものが無くていまいちうまくいかない。

きっと同じ思いの人がたくさんいるのではないかと思う。

僕も日々悩んでおり、キャパオーバーの仕事をこなすには質を高めなければいけないことは分かるのだけど、その質を高める時間を取ることができない。

負のスパイラルに突入するとなかなか抜け出せずに、どんどん状況が悪化していく。

脱出するために、一度リセットしたいが、なかなかうまくいかない。

うまくいかないと、うまくいかないことに悩む。

悩めば悩むほど、どうしていいのか分からなくなって、深みにはまっていく。

いかん、このままだと病んでしまう。

そうなるとある程度割り切って諦めるものを作っていく。

でも現実には自分が諦めてもタスクが完了するわけではないので、ある時期が来たら当然催促される。

慌てて対応をし、事なきを得るが、すぐにまた同じ状況に陥る。

どうすればこのアリ地獄のような状況を抜け出せるのか。

最近僕が一番悩んでいることなので、しばらくこちらのテーマについて書いていこうと思う。

うまく、この状況を抜け出せる道が見つかるといいのだけれど。。。

きっと人の真似ではなく、自分なりの方法を見つけ出さないといけないんだろうな。

自分と他人の認識のズレについて

日々過ごしていて、よくある認識のズレ。

「ちょっとアレ持ってきて。」

　　⇒意図したものと違うものを持ってこられて、「これじゃない。」と憤る。

「この資料を明日の午後までに作っておいてね。」

　　⇒資料は作ってくれたが、内容が意図したものと全然違う。「これじゃない。」と嘆く。

人はたくさんの人の中で生きている。

色んな人がいて、色んな考え方があって、色んな答えがある。

そんな中で過ごしているとさっきみたいなことがよく起こる。

そんな認識のズレについて、今日は人と話していて気づきがあったので、書いておく。

「自分と認識を合わせたい人との間に共通の目的がないときに、認識のズレは起こる」

こんな気づきがありました。

要するに人に何かをお願いする時にはそのお願いしたものがどう使われるのかという目的まで共有しておかないとダメってこと。

さもなくば、さっきの話のようにとんちんかんな資料を作ってきたりするのだ。

その資料がいつ、どんなところで、どんな人に、どういう風に使うのかが分かっていれば、多少道から逸れても、大きくは逸れないはず。

ただし、目的が全く共有されていない状態で資料を作成すると何のための資料なのかが不明で、言われた内容だけを盛り込んだ、あまり生きていない資料を作成してきてしまう。

すぐにこうすれば良いとかなんとかってのは思いつかないけど、このことを心に留めた状態で人と接すれば、今まで以上に良い関係が築けるのじゃないかなとぼんやり考えている。

これから日々実践して、効果の程を検証したいと思う。

人に何かをお願いする時はこれからは目的も一緒に伝えることを意識しよう！

とりあえず3日間継続できた！

初めて早々継続できなかったが、とりあえず3日間は継続できた！

すげー、俺！

この調子で継続して行きたいと思う。

毎日ブログを書くということに慣れていない分、なんか新鮮な気持ちになる。

今までってあんまり自分の考えとかを文字にしたことって少なかった、というかほとんどしたこと無い。

なんか変な気持ちだ。

でも嫌じゃない。

逆になんだかスッキリする感じ。

その内慣れるのかな？

日頃インプットしている情報が少ない分、あまりアウトプットする物もないと思うけど、継続することに意味がある！

しばらく続けたいと思う。

たまには立ち止まって、自分がどうなりたいのかを真剣に考えてみてもいいんじゃない

時間が経つのはとても速く、何気ない日々はあっという間に過ぎ去っていく

今この瞬間というものを意識しなければ充実した時間は送れないと思う

ただ大体の人の毎日は、たくさんのやることに溢れ、慌ただしく過ぎているんじゃないかと思う

僕もその中の一人だ

今日という一日を意識する時間を持つこともなく、日々たくさんのことに忙殺されている

忙しいとは言いたくないが、正直忙しいと思っている

どうすればもっと楽になれるのだろうかと色々と考えたり、実践したりしてみるがなかなか思うようにはいかない

忙しいのが悪いとは思わないが、忙しすぎて自分の時間すら取れないのは良くないと思う

ただ今を生きる

ようするに言葉は悪いが、行き当たりばったりな生き方だと思う

本当は自分が将来的にどうなりたいというのがあって、だから今年はこれをやろう、そのためには今日これをやるのが自分にとってプラスだ！という思考が働くはず。

だからこそ、どんなに忙しい毎日を送っていても、たまには立ち止まって、自分がどうなりたいのかを真剣に考えてみてもいいんじゃないと思うわけだ。

それも無くただただ日々を過ごしていると、いつかぽっかり心に穴が空くのではないかという恐怖に襲われる。

がむしゃらに前に突き進むことも大事だけれども、たまには振り返って、自分の歩いてきた道を確かめることも大事なんじゃないかな。

本当に自分がやりたいことは何だろう？

本当に自分が嬉しいことは何だろう？

本当に自分が幸せだと思うことは何だろう？

本当に自分が達成感を感じるのはどんなときだろう？

たまには立ち止まって、自分自身に確認してみようと思う。

部屋の片付けについて

いつも片付いていて、スッキリとした部屋に住みたいと思う。

しかしながらに現実はそうはならない。

ちょっと疲れたから洗い物を後回しにする。

洗濯ももう少したまってからでいいや。

ゴミ捨て面倒だなぁ〜

気付いたらかなり荒れていて、慌てて半日使って大掃除をする。

そんなことが多い気がする。

昔から割と物を捨てられないタイプの人だから、気付いたらモノがどんどん増えていく。

断捨離なんて言葉が流行ってはいるけど、なかなか思い入れのあるモノは捨てづらいのも確かだ。

最近は割り切ることを少し覚えて、前よりは物を捨てられるようになったが、一番捨てづらいのは本かもしれない。

本は読むそのときの自分の状況によって同じ本でも違うことが学べる不思議な存在だ。

買ったときのことも覚えてる本もある。

当時を振り返ったりしてとても懐かしい気持ちになったりする。

ただ、好きだからこそ本はものすごい勢いで増えていく。

思い出も大事だけど、限りあるスペースに収めなければいけないので、近々大幅に捨てるものを選定して、お別れする予定。

自分の中での部屋の片付けスタイルがまだ確立していないけど、いろいろと試行錯誤中ではある。

オススメがあったら書くことがあるかもしれないなぁ。

早くいつも片付いていて、スッキリとした部屋にしたい！

なんかオススメの方法とかあったら教えてください。